Senin, 21 Mei 2012

Perencanaan & Analisis Sistem Untuk Proses Bisnis Produksi Pada PT Proweb Indonesia


PT PROWEB INDONESIA

I.                   Profil Perusahaan
Memasuki milenium ketiga ini Internet telah banyak mengubah cara berkomunikasi baik pribadi maupun perusahaan. Perusahaan yang ingin bertahan dalam kerasnya persaingan harus menggunakan media internet dalam mengkomunikasikan produk dan jasanya. Media dalam internet inilah yang disebut website. PT Proweb Indonesia hadir untuk membantu perusahaan mengkomunikasikan produk dan jasanya melalui website.
Dalam memberikan layanan pengembangan websitenya, PT Proweb Indonesia fokus pada
:

http://www.proweb.co.id/pic/fungsi_web-456.gif

  1. Corporate  website development
    PT Proweb Indonesia memberikan layanan corporate website development yang bertujuan mengkomunikasikan profile perusahaan berikut produk dan layanan yang diberikan. PT Proweb Indonesia mengembangkan layanan dalam paket-paket website yang bisa dipilih sesuai kebutuhan dan anggaran perusahaan.
  2. Website Maintenance
    Setelah website selesai dikembangkan, PT Proweb Indonesia memberikan layanan website maintenance yang meliputi hosting, pembayaran domain dan support terkait layanan email dan website. Dengan memakai layanan website maintenance dari PT Proweb Indonesia, perusahaan cukup menghubungi satu pintu yaitu PT Proweb Indonesia terkait layanan  website dan email perusahaan.
            PT Proweb Indonesia selalu mengembangkan diri baik dari segi keahlian maupun infrastruktur yang dipakai dalam memberikan layanan terbaik kepada pelanggannya. Team fulltime PT Proweb Indonesia selalu mengembangkan dirinya supaya kualitas layanannya selalu yang terbaik.
           Terkait infrastruktur, PT Proweb Indonesia menggunakan infrastruktur yang memastikan website dan email bisa diakses dengan cepat dengan menggunakan dedicated server dan dedicated bandwidth sendiri.
           Sebagai bukti dari layanan yang telah PT Proweb Indonesia kerjakan, PT Proweb Indonesia telah menghasilkan lebih dari 100 website.

II.                Tahap-tahap Analisis Sistem Pada PT Proweb Indonesia
  1. Analisa SWOT
SWOT adalah suatu analisa terhadap suatu permasalahan bisnis yang hasilnya digunakan untuk menentukan langkah-langkah penyelesaian masalah tersebut. SWOT merupakan singkatan atau kependekan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threat.
Strengths/kekuatan dan Weakness/kelemahan merupakan faktor internal sedangkan Opportunities/kesempatan dan Threat/ancaman merupakan faktor eksternal. 
  1. Strengths
    Strengths atau kekuatan mencerminkan kelebihan-kelebihan yang kita miliki.
    Kita perlu mendata apa saja kelebihan-kelebihan yang kita miliki dalam melakukan bisnis. Kelebihan-kelebihan itu antara lain mempunyai perusahaan, mempunyai patent, memiliki produk yang bagus,memiliki team kerja yang kompak dan sebagainya.
  2. Weaknesses
    Weaknesses atau kelemahan merupakan kelemahan-kelemahan yang dimiliki perusahaan. Misalnya administrasi yang kurang baik, standar kerja yang tidak jelas, perusahaan kurang dikenal dan sebagainya. 
  3. Opportunities
    Opportunity adalah peluang-peluang yang ada yang bisa memberikan keuntungan bisnis misalnya setiap perusahaan membutuhkan brosur produk atau jasa.
  4. Threats
    Threats adalah ancaman-ancaman yang mungkin terjadi yang mengancam bisnis kita. Ancaman-ancaman tersebut misalnya pesaing banting harga, aturan baru yang mengurangi keuntungan perusahaan dan lain-lain 
Langkah-langkah selanjutnya mengambil keputusan adalah bagaimana Strengths/kekuatan-kekuatan kita dapat mengambil Opportinities/peluang-peluang tersebut. Kemudian langkah kita juga bagaimana kita mengatasi Weakness/kekurangan kita. Kemudian juga bagaimana Strengths/kekuatan mampu menghadapi threat/ancaman dari luar.
Dalam suatu perusahaan atau unit bisnis, harus ada staf-staf khusus yang memikirkan hal ini. Kita tidak boleh terjebak dalam rutinitas proses produksi karena kita bisa lengah terhadap ancaman-ancaman yang datang yang mungkin menghancurkan bisnis kita. Staf-staf khusus ini memang harus mengerti banyak hal secara mendalam menyangkut proses produksi perusahaan, situasi pasar dan langkah-langkah kompetitor. 
Perusahaan yang secara tepat mengerti SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, dan Threats) dan menerapkan secara tepat akan dapat bertahan menhdapai gempuran persaingan bisnis. Setiap orang, setiap staff perusahaan harus bekerja keras dan juga bekerja secara cerdas utuk memajukan perusahaan.
Selain bisnis, organisasi-organisasi non bisnispun dapat menggunakan analisa SWOT untuk mengidentifikasi masalah dan memecahkannya. Bahkan analisa SWOT juga bisa dipakai di dalam pengambilan keputusan pribadi menyangkut pendidikan, pekerjaan, penentuan pasangan hidup dan juga mengambil keputusan dalam keluarga. 

  1. Segmentasi pelanggan (customers segments)
Pelanggan adalah inti dari perusahaan. Perusahaan dapat hidup dan berkembang karena mempunyai pelanggan-pelanggan yang memberikan keuntungan bagi perusahaan. Situasi persaingan, keterbatasan sumber daya perusahaan membuat perusahaan harus memilih jenis pelanggan yang harus dilayani. Pelanggan-pelanggan akan dikelompokkan ke dalam berbagai segment. Ada segment yang kita bisa layani dan ada yang tidak bisa kita layani. Pelanggan yang kita layani kemudian kita bagi menjadi segment-segment sesuai dengan layanan/produk yang akan kita berikan. Inilah yang disebut segmentasi pelanggan atau customer segments.
Segmentasi pelanggan bisa dipengaruhi oleh
  1. Spesifikasi produk/jasa yang dibutuhkan
    Ada pelanggan yang membeli produk berkaitan dengan fungsi, ada juga pelanggan yang membeli produk karena status sosial atau image yang ditimbulkan. Dalam hal ini tentu kita memberikan layanan yang berbeda untuk dua macam pelanggan ini 
  2. Jalur pemasaran yang dipakai untuk mencapai pelanggan
    Ada produk yang kita pasarkan langsung dan ada juga yang melewati perantara. Kita dapat mendisain produk yang berbeda untuk melayani dua macam pelanggan yang berbeda jalur pemasaran ini 
  3. Layanan/produk di mana pelanggan mau membayar lebih
    Ada perusahaan yang mau membayar lebih untuk masalah fungsi operasional, ada yang mau membayar lebih untuk layanan purna jual yang tuntas, ada yang mau membayar lebih karena layanan yang bersifat personal dan lain sebagainya. Kita harus pada point mana pelanggan mau membayar lebih. 
  4. Arus pendapatan/revenue stream yang menguntungkan bagi perusahaan
    Ada project yang bersifat one time fee, ada project yang bersifat langganan. Perusahaan harus dapat menganalisa mana project yang lebih menguntungkan perusahaan dan kemudian membuat segmentasi berdasarkan revenue stream ini 
  5. Cara menjaga relasi
    Ada layanan di mana kita harus menjaga relasi dengan baik, ada juga produk yang dijual dan sudah cukup memberikan banyak informasi sehingga tidak perlu relasi lagi. Dengan demikian kita akan membuat segmentasi pelanggan berdasarkan bagaimana menjaga relasi ini. 
Perusahaan harus dengan sadar menentukan segmentasi pelanggannya. Perusahaan harus mampu mengidentifikasi pelanggan mempunyai kebutuhan yang mirip, kelakuan yang mirip dan kemampuan membayar yang mirip. Setelah mengidentifikasi, perusahaan kemudian membuat segment-segment yang akan dilayani. Perusahaan akan membuat produk atau layanan yang sesuai dengan segmen-segmen tersebut.
Untuk segmen yang sangat luas, kita bisa membuat produksi masal misalnya produk elektronika. Dengan cara produksi masal maka harga bisa ditekan. Dalam produksi masal harga akan sangat menentukan keberhasilan penjualan.
Untuk segmen yang sangat sempit, harga akan lebih mahal. Di sini kualitas produk dan kualitas menjaga relasi akan sangat menentukan keberhasilan pemasaran.
Tentu saja kita bisa membuat segmentasi antara sangat luas dan sempit. Di sini inovasi produk dan riset pemasaran berperan besar menentukan keberhasilan perusahaan bersaing di pasaran

C.    Produksi masal (mass production)

Perusahaan yang ingin bertahan di era kompetisi yang sangat segit harus mempunyai produk berkualitas dengan harga yang bersaing. Untuk membuat harga yang baik biasanya adalah menekan biaya produksi. Untuk menekan biaya produksi bisa dilakukan dengan mengurangi biaya bahan baku. Untuk mengurangi bahan baku biasanya perusahaan membeli dalam jumlah besar untuk mendapatkan potongan harga.
Untuk mengurangi biaya, perusahaan menekan biaya produksi sebanyak mungkin. Biasanya dilakukan dengan membeli mesin-mesin yang lebih canggih dengan tingkat efisiensi tinggi. Untuk membuat harga lebih murah juga dilakukan dengan menambah kapasitas produksi. Kalau kita dapat menekan biaya-biaya, maka kita dapat membuat produk kita murah dan lebih banyak dibeli oleh masyarakat luas. Ini disebut economic scale atau skala ekonomis. Makin baik perusahaan menciptakan produk dengan skala ekonomis maka akan makin kuat bersaing di pasaran.
Dalam dunia web development kita juga harus bisa menciptakan produk-produk yang efisien. Kita harus menganalisa proses-proses bisnis dan menghasilkan wizard-wizard yang membuat web development bisa dilakukan lebih cepat. Produk yang bisa digeneralisasi memungkinkan kita membuat langkah-langkah yang dapat dijadikan wizard. Project-project yang customize harus kita amati dan definisikan sampai di mana proses customise bisa dilakukan.
Setelah membuat produk-produk yang berkualitas dengan harga terjangkau, langkah kita adalah melakukan pemasaran. Di sini kita harus melakukan riset pemasaran untuk menentukan media pemasaran yang paling tepat menjangkau calon pembeli kita.
Setelah pelanggan membeli produk-produk kita, jangan lupakan layanan purna jualnya. Pastikan pelanggan anda puas dan merefernsikan produk anda kepada yang lain. Dengan cara ini akan tercipta viral marketing dan juga mouth-to-mouth marketing.
PT Proweb Indonesia terus mengembangkan wizard-wizard yang membuat website development berjalan lebih cepat. Dengan wizard-wizard ini kami menghasilkan paket-paket website yang berkualitas dengan harga yang bisa dijangkau perusahaan di mana saja.

D.    Memposisikan produk (product positioning)

Product positioning adalah menempatkan suatu produk di antara produk-produk lainnya yang berada di pasaran. Kita harus mengenal produk-produk lain yang merupakan kompetitor kita dan juga produk lain yang mempunyai peluang mengambil pangsa pasar kita.
Dengan melakukan positioning kita akan lebih berkonsentrasi kepada pasar yang ingin kita raih. Dengan fokus tersebut kita mempunyai peluang menghasilkan produk yang berkualitas dengan harga yang kompetitif.
Dalam bisnis web development kita jug harus melekukan produk positioning. apakah kita akan masuk pada area company profile, ecommerce atau web application.
Target pasarpun juga harus jelas apakah pribadi, usaha perorangan, perseroan, perusahaan nasional, perusahaan multinasional dan sebagainya. Dari target pasar inipun kita pasti memiliki cara pemasaran yang berbeda apakah dengan iklan, pendekatan pribadi, melakukan lobi dan sebagainya.
PT Proweb Indonesia memposisikan diri sebagai perusahaan yang melayani web development dengan target perusahaan juga. Berbeda dengan freelance, PT Proweb Indonesia mempunyai status hukum yang jelas, alamat yang jelas dan juga staf fulltime yang melayani pelanggan secara maksimal.
Berkaitan dengan harga, PT Proweb indonesia merancang paket-paket website yang harganya bisa dijangkau seluruh perusahaan di Indonesia. Kami terus melakukan inovasi terus menerus untuk menghasilkan website yang berkualitas dengan harga yang kompetitif.
Perusahaan merancang website yang berkualitas dengan harga yang terjangkau, didukung dedicated server yang kuat, jaringan internet yang baik, dedicated bandwitdh, dan system backup yang baik untuk memastikan layanan purna jual yang berkualitas.

  1. Inovasi produk (Product Innovation)
Inovasi produk merupakan suatu proses yang berusaha memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada. Permasalahan yang sering terjadi di dalam bisnis adalah produk yang bagus tetapi mahal atau produk yang murah tetapi tidak berkualitas.
      Sebagai pelaku usaha, kita harus peka terhadap keinginan client kita yang kadang sulit kita terima. Keinginan yang paling umum adalah client menginginkan produk yang bagus dengan harga yang murah.

      Untuk menciptakan produk yang berkualitas dengan harga yang terjangkau kita harus jeli melihat berbagai peluang untuk mewujudkannya. Peluang-peluang yang mungkin terjadi adalah
  1. Mencoba mengurangi biaya produksi
    Ini bisa dilakukan misalnya menambah kuantitas pembelian bahan baku untuk mendapatkan potongan harga. Hal lain adalah melakukan outsourcing ke perusahaan lain untuk mencegah biaya sdm yang lebih tinggi. Atau kita juga bisa mencari celah-celah yang bisa mengoptimalkan proses produksi
  2. Memberikan layanan lain yang bisa memberikan subsidi harga.
    Contoh yang terkenal adalah produsen kamera. Harga kamera akan terus turun tetapi harga lensa tetap mahal.Pada lini ini mungkin untung penjualan kamera sedikit, tetapi untung dari penjualan lensa cukup tinggi sehingga bisa menopang penjualan kamera.
PT Proweb Indonesia juga berusaha melakukan inovasi-inivasi untuk memenuhi kebutuhan client-clientnya. Inovasi-inovasi yang telah dihasilkan antara lain membuat produk-produk website berkuakitas dengan harga yang bisa dijangkau semua perusahaan di indonesia, mengembangkan infrastruktur untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan tetap terus melakukan riset untuk hari depan yang lebih baik.

  1. Penyusunan pemetaan proses bisnis
Dalam mengembangkap SOP (Standard Operating Procedure) yang baik, kita harus mendahuluinya dengan pemetaan proses bisnis atau Business Process Mapping. Sebelum menyusun pemetaan proses bisnis ini kita harus menetapkan tujuan supaya kita memiliki arahan yang jelas mengenai aktivitas ini.
Tujuan ini minimum ada 3 hal yaitu
  1. Meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan
    Tujuan dari pemetaan proses bisnis ini harus mencakup ini, karena secara keuangan perusahaan hidup karena pelanggan yang setia. Jika tujuan ini tidak tercakup, maka ada kemungkinan pemetaan bisnis proses akan sia-sia
  2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja
    Dengan proses bisnis yang terdokumentasi dengan baik maka staf-staf dalam perusahaan memiliki arahan bagaimana seharusnya dia bekerja.
  3. Mengantisipasi berbegai hal yang mungkin dihadapi perusahaan
Untuk membuat bisnis proses ini kita harus membuat proses bisnis secara global, kemudian dibuat detail dan semakin detail lagi. Pemetaan bisnis proses ini harus dibuat secara visual dengan diagram sesuai dengan standar yang bisa dipahami secara luas. Software seperti Microsoft Visio sangat dianjurkan dipakai untuk dokumentasi proses bisnis ini.
Petugas yang diberi tanggung jawab ini harus memiliki gambaran besar seluruh bisnis proses yang berlangsung di perusahaan. Ia kemudian mencoba menuangkan dalam sebuah peta besar dan kemudian mencoba membuat lebih detail. Langkah selanjutnya adalah melakukan wawancara dengan staf-staf yang menguasai detail proses-proses bisnis yang telah disusun. Terwawancara akan dimintai menjelaskan proses bisnis yang dia jalani tanpa membuka peta proses bisnis yang telah dia buat. Dari informasi ini dia terus akan menyempurnakan peta proses bisnis yang telah dibuat.
Dalam keseharian, petugas yang bertanggung jawab terhadap pemetaan proses bisnis ini harus peka terhadap situasi-situasi yang mungkin dihadapi perusahaan. Ia kemudian mewancarai staf yang paling mengerti mengenai isu tersebut.
Pembuatan peta proses bisnis adalah proses yang harus terus menerus diperbarui sesuai dengan situasi yang mungkin bisa berubah.

PT Proweb Indonesia memiliki SDM yang mempunyai kehalian dibidangnya dan mempunyai skill yang memadai tentunya dalam pekerjaanya, dalam proses bisnisnya SDM (karyawan) dilibatkan, yaitu :

1.      Melibatkan karyawan dalam bisnis proses

Setiap orang ingin dihargai, setiap orang ingin berpartisipasi. Begitulah kita sering mendengar hal-ini. Begitu juga di dalam perusahaan, karyawan juga ingin merasa berguna  bagi perusahaan, merasa dihargai perusahaan.
Pekerjaan bersih-bersih misalnya. Atasan yang baik akan menjelaskan mengapa pekerjaan dia itu penting. Dengan lingkungan yang bersih, maka karyawan-karyawan akan merasa nyaman sehingga kinerja dan produktivitas akan naik.
Begitu juga pekerja-pekerja yang bekerja di lini produksi yang mungkin melakukan pekerjaan yang itu-itu saja. Bila pekerja-pekerja bertanya 'apa ya sebenarnya yang kami kerjakan', atasan tidak boleh menjawab 'kamu tidak perlu tahu'. Atasan yang baik akan menjelaskan proses bisnis secara utuh di mana karyawan adalah bagian dari proses bisnis tersebut.
Merasa bagian dari proses bisnis dan pemahaman yang baik mengenai proses bisnis membantu departemen-departemen perusahaan melakukan kerja secara sinkron menyukseskan misi perusahaan. Tanpa pemahaman menyeluruh dari seluruh lini, maka departement punya misi sendiri-sendiri, karyawan punya mempunyai misi sendiri-sendiri dan kemungkinan besar misi-misi tersebut tidak sinkron dengan misi perusahaan dan malah bertentangan.
Perusahaan harus memikirkan cara-cara agar setiap karyawan mengerti misi perusahaan dan melakukan pekerjaan dalam kerja menjalankan misi perusahaan.


  1.  Flowchart Produksi Just-in-time PT Proweb Indonesia























Pelanggan
 


















III.             Dokumentasi PT Proweb Indonesia
Perubahan paradigma dalam karekteristik sumber daya manusia manajemen dokumen akan banyak memberikan dampak positif bagi profesi di bidang dokumen itu sendiri.

Berikut ini digambarkan matriks pengelola dokumen paradigma lama dan baru:

No
Lama
Baru
1.
Penjaga dokumen
Penyimpan dan pemasok informasi bagi kepentingan organisasi
2.
Gagap teknologi informasi
Terampil teknologi informasi
3.
Keterampilan klerikal
Keterampilan manajerial
4.
“Low profile”
“High profile”
5.
Minimal dalam penggunaan kemampuan intelektual
Maksimal dalam penggunaan kemampuan intelektual
6.
Keterampilan bahasa asing rendah
Keterampilan bahasa asing tinggi (Inggris)
7.
Awal dan akhir karir di tempat yang sama
Awal dan akhir karir ada perubahan tidak saja dari segi tempat tetapi juga posisi yang lebih baik
8.
Kemampuan komunikasi kurang
Kemampuan komunikasi tinggi

Pengembangan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia bidang dokumen melalui pembentukan pengelola dokumen paradigma baru diharapkan mampu “mendongkrak”  citra profesi di bidang dokumen, ketertarikan banyak pihak untuk mendalami manajemen dokumen, apresiasi pimpinan terhadap pekerjaan dokumen.


Sumber : www.proweb.co.id

Semoga bermanfaat just share mas bro.......